Por Guillermo Barreto
Por qué es importante revisar los hábitos de comunicación en tiempos de teletrabajo.
¿A qué llamamos Comunicación asincrónica?
Comencemos definiendo el antónimo. La comunicación sincrónica es aquella que se actúa en ida y vuelta y en tiempo real. Por ejemplo: hacemos una pregunta a un colaborador o un colega y necesitamos -o esperamos- respuesta inmediata.
En los últimos tiempos y gracias a la tecnología, todos caemos en el error de creer que como el otro está conectado todo el tiempo, entonces debe estar siempre disponible para leer mi consulta y contestarla en el instante (es el síndrome de la espera del visto en el WhatsApp).
Todos nosotros sufrimos este problema cuando nos paramos del otro lado de la conversación, veamos algunos de esos efectos
- Permanentes interrupciones. A menudo vemos constantes distracciones en una tarea que requiere concentración, para leer o contestar mensajes. Cada una de estas interrupciones agregan demoras en nuestro trabajo y cada distracción nos expone al error.
- Producción empobrecida. Ante la expectativa -o exigencia- de respuesta inmediata, sucede que nuestra respuesta bajo presión suele más pobre, menos profunda o elaborada, que la que podríamos dar con unos minutos más de análisis. Más de una vez contestamos con información más imprecisa o incompleta de la que obtendríamos en caso de poder consultar documentos o chequear datos.
- Más estrés. Cada requerimiento con expectativa de satisfacción inmediata agrega estrés muchas veces innecesario. Cuando todo es urgente, se acumulan las demandas y pendientes, con poca información para priorizar con certeza, crece la angustia por lo incumplido, perdemos el foco, dispersamos la energía, y en consecuencia deterioramos la productividad personal.
Si llevamos estos hábitos -y obsesiones- al escenario actual, encontramos que el efecto negativo puede ser mucho mayor, ya que hacer teletrabajo durante una cuarentena -probablemente en familia y con niños- implica que cada uno va a dedicar tiempo al trabajo que no necesariamente coincide con el horario o turno en que cada uno está disponible en tiempos normales.
¿Por qué recomendamos cultivar la comunicación Asincrónica?
Porque no todas las veces necesitamos respuesta en forma inmediata, y al reconocerlo, podemos evitar agregar a un colaborador, colega o proveedor, una presión extra en un escenario de por sí muy estresante.
¿Cómo cultivar la comunicación asincrónica en el rol conducción?
Planificando y priorizando mejor. El problema empieza por casa. Como conductores de equipo, o clientes del trabajo de otros en la cadena de valor, nuestra falta de anticipación y planificación “fabrica urgencias” innecesarias.
Compartiendo más información sobre plazos y condiciones. Es un vicio muy común esconder a un proveedor los plazos verdaderos en los que necesitamos un producto, por el riesgo que se tome hasta el último momento y no nos cumpla. La falta de información no es garantía de cumplimiento y dificulta las posibilidades del otro de planificar su tarea. Más razón hay para compartir información real sobre plazos, si se trata de los colaboradores.
Dando autonomía y confiando en el otro. Se trata de proveer todo lo necesario para favorecer el desempeño y la resolución de problemas del modo más autónomo posible. Compartiendo espacio en la oficina, un conductor no siempre puede valorar en su justa medida el grado de autonomía en el desempeño de su equipo. Siempre hay alguien cerca a quien consultar una duda, o información a mano de ejemplos anteriores para resolver un nuevo desafío. En el teletrabajo, esas ayudas pueden no estar disponibles.
Podemos acompañar las tareas, con instructivos preexistentes o generados al efecto por quien mejor domina cada tarea, o generar de antemano la red de interconsultas definiendo referentes temáticos.
¿Para qué sigue siendo clave la comunicación sincrónica em los conductores?
Hacer acuerdos claros. Podemos usar la comunicación sincrónica, para acordar listas de tareas, plazos y condiciones de ejecución y calidad, construyendo contratos claros y basados en la real capacidad y posibilidad del otros de darles cumplimiento. Lo que se acuerda claro, es más fácil que se haga bien a la primera vez, con más calidad, y con la inversión óptima de tiempo.
Planificar día a día. El hábito de llamada o chat al comienzo del día preguntando “¿qué tenés para hoy?” permite asegurarse que hay acuerdo entre ambas partes sobre las tareas a realizar y las prioridades o secuencia óptima de trabajo.
Indagar sobre posibles obstáculos. La llamada o chat de revisión de las tareas puede acompañarse con preguntas sobre necesidad de información o anticipar eventuales problemas que impidan cumplir con lo pautado (Ej.: “¿recibiste todos los datos necesarios para hacer tu tarea?”, o “¿pensás que algo puede amenazar tu plan de trabajo?”). este diálogo servirá para cultivar el hábito de anticipación en el colaborador. Y más anticipación llevará a menos esperas (para recibir datos), menos tareas a medio concluir (demoras), o problemas de calidad en el resultado.
Monitorear con regularidad. Estando a distancia es clave mantener el control frecuente del avance de las tareas, para regular la carga de trabajo asignada y resolver a tiempo cualquier obstáculo que provoque errores o retrasos. La práctica puede ser un llamado mensaje durante el día preguntando (idealmente en un momento acordado de antemano) con la pregunta “¿cómo vas respecto de los previsto?”, o “¿necesitás ayuda en algo?”.
Es un desafío para todos, en agregar “pienso” a los hábitos de comunicación tantas veces espontáneos, y un aprendizaje que seguramente llaga para quedarse.
